Налаштування параметрів програми (команда Налаштування)
Відомості про об'єкт, параметри форм інтерфейсу програми, а також ряд службових констант програми задаються користувачем через меню "Параметри".
Задання або зміна параметрів інтерфейсу здійснюється на формі "Параметри" (меню Параметри - команда Налаштування).
Форма містить ряд закладок, на яких групуються певні параметри закладу або інтерфейсу програми.
На закладці "Назви" вводиться інформація про заклад, яка буде друкуватися на чеках і інших друкованих документах.
Номер об'єкта вказує номер закладу в мережі, всередині якої здійснюється синхронізація даних про клієнтів і дисконти з використанням програми "МініСофт Синхронізація клієнтів".
Для друку на чеку логотипа об'єкта необхідно вказати шлях до файлу із зображенням логотипа (формат bmp).
На підзакладці Реквізити документів вказуються реквізити суб'єкта підприємницької діяльності для друку на документах А4 формату - рахунках-фактурах, видаткових накладних тощо.
На закладці "Загальні" задаються загальні для всіх користувачів параметри, що визначають можливості програми.
Програма передбачає можливість округляти суму чека до 10 копійок (згідно з вимогами Кабінету міністрів України) Для автоматичного округлення необхідно встановити перемикач ("галочку") "Округляти чек до 10 коп.".
Програма передбачає можливість роботи магазину без розмінної монети (тобто коли мінімальна ціна рівняється 1 грн.). Для дотримання правильності розрахунків знижки необхідно встановити "галочку" "Округляти знижку (не рахувати копійки знижки)". Однак сума в касі в цьому режимі рахує копійки - і тому можлива розбіжність суми грошей фізичних і по програмі.
В програмі можлива ситуація продажу товарів, прихід яких ще не здійснений. У такому випадку необхідно дозволити від'ємні залишки на продажі (установивши відповідний перемикач - "Дозволити від'ємні залишки на продажі".
Для автоматичного перерахування ціни й націнки товару задається алгоритм визначення ціни: за ціною постачальника або за роздрібною ціною. При виборі режиму "за ціною постачальника" визначення роздрібної ціни товару і його націнки буде здійснюватись від ціни постачальника (вхідної ціни). При виборі режиму "за роздрібною ціною" відбувається зворотне перерахування ціни, і ціна постачальника визначається від роздрібної ціни (при заданій постійній торговельній націнці).
Поле "Каталог зображень" - шлях до папки, яка містить зображення товарів магазину. Визначення каталогу - обов'язкова дія (програма самостійно створює папку при установці й прописує шлях до неї). Надалі зображення можуть використовуватися для відображення на формі продаж.
Для мережі магазинів при необхідності переміщення товарів з магазину в магазин у програмі передбачена можливість вивантаження-завантаження документа Накладна у форматі, необхідному для автоматичного експорту її як прибуткової накладної (детальніше - див. розділ "Оприбуткування товару"). При використанні в магазинах внутрішнього штрих-коду необхідно встановити ознаку "Вважати внутрішній штрих-код (2*) при імпорті на приході як звичайний". В іншому випадку при імпорті прибуткової накладної внутрішній штрих-код програмою буде обнулятися.
Для роботи з фіскальним обладнанням (ЕККА або фіскальним реєстратором), із принтерами чеків передбачений алгоритм автоматичного формування короткої назви товарів. Кількість символів у назві визначається технічними характеристиками обладнання, яке буде використовуватися разом із програмою. При зміні типу обладнання є можливість примусово змінити кількість символів у назві для тих товарів, які були внесені в базу раніше (кнопка "Перегенерувати"). При завданні режиму "Використовувати при продажі короткі назви товарів" у чеках друкується не повна назва товару, а коротка назва.
У поле "Формат кількості товару в чеку" вказується кількість знаків після коми в кількості товару, яка буде виводитися на друк чека. За замовчуванням у поле зазначений формат "0.000". Для штучних товарів можна вказати формат "0".
Режим "Заборонити зміну ціни при продажі" дозволяє заборонити продавцям (касирам) у ручному режимі змінювати ціну товару безпосередньо в чеку.
При відсутності необхідності використовувати оптову продажну ціну включається режим "Встановити оптову ціну рівною ціні роздрібній при створенні товару і приході" - у цьому випадку в картці товару й при імпорті приходу ціна оптова й націнка оптова автоматично прирівнюються до ціни роздрібної і націнки роздрібної відповідно.
Режим "Автоматичне додавання товару в чек при зчитуванні штрих-коду товару" дозволяє при формуванні чека автоматично додавати в чек товар, штрих-код якого сканується.
Для контролю повернень від покупця й зміни збережених замовлень у програмі використовується режим "Враховувати права при видаленні або зміні на продажі". У випадку його активації при проведенні повернення від покупця або зміні замовлення в сторону зменшення його суми необхідне підтвердження операції користувачем, що має право на дану операцію.
Режим "Записувати події на формі продажі в журнал" включає ведення логів (ведення історії) дій персоналу на формі продажів (і можливість власникові або адміністрації закладу контролювати спроби злодійства або махінацій при продажі).
У поле "Клієнт за замовчуванням" здійснюється вибір клієнта (покупця), який буде фігурувати в чеку за замовчуванням (детальніше - див. розділ Продажі).
Значення поля "Макс.кіл-ть товару в чеку" дозволяє вказати максимально можливу кількість товару, яка може бути продана в одному чеку. Поле є захистом від помилкового введення великого числа (наприклад, штрих-коду) як кількості товару в чеку.
На закладці "Клавіші" задається відповідність полів і кнопок програми (вікно Продаж товарів) і клавіш клавіатури. Настроювання дозволяє користувачеві задати зручні для роботи комбінації клавіш і здійснювати роботу без використання ручного маніпулятора ("мишки").
На закладці "Інтерфейс" користувач може задати налаштування інтерфейсу, насамперед - типу й розміру шрифту для основних форм програми - Продаж та Приходу, а також визначити видимість додаткових полів на формі продаж.
Вибираючи значення поля "Мова інтерфейсу", можна задати мову, на якій буде відображуватись інтерфейс програми. Можливі варіанти мови: українська та російська.
Для зручності користування програмою в магазинах з різним технічним забезпеченням (зі сканером штрих-кодів, із внесенням артикулів або без них) користувач має можливість вибору режиму пошуку товару як при продажі, так і при створенні прибуткової накладної за замовчуванням (по штрих-коду або коду, по назві або по артикулу).
Для посилення контролю процесу створення чека продавцем у програму додана візуалізація додавання товару в чек (підсвічування обраним кольором форми чека) і звуковий супровід події (для всіх товарів або тільки для вагових товарів).
Режим "Створювати нову продажу після проведення чека" дозволяє автоматичне відкриття форми продаж після проведення попереднього чека.
Для вибору різних варіантів роботи в магазині (тільки прямий розрахунки з покупцем або можливість відпуску товарів у кредит (як замовлення)) служить вимикач "Приховувати кнопку збереження замовлень і список замовлень". Документ "Замовлення" дозволяє робити відпуск товару без безпосередньої оплати в момент одержання товару. Більш детальний опис технології відпуску товарів без оплати - у розділі Продажі.
З метою захисту від махінацій із сумами дисконту передбачений варіант "Зробити неактивною таблицю клієнтів на формі продажі (вибір тільки по коду)" - у цьому випадку вибір клієнта при продажі можливий тільки шляхом введення коду дисконтної карти (детальніше - див. розділ Продажі).
Вибір змісту в стовпці "Найменування товару" на формі продажі здійснюється списком на закладці. Є варіант показувати найменування товару; найменування товару та одиниці виміру; найменування товару, одиниці виміру та найменування категорії товару; найменування товару, одиниці виміру, найменування категорії товару та опис товару.
Для друкування чеків або етикеток задаються параметри принтера, який підключений до даного комп'ютера або ноутбука (закладка Принтери).
Детальніше про особливості задання параметрів принтерів чеків мова йтиме в розділі Продажі.
Для друку етикеток у програмі передбачена інтеграція із принтерами етикеток будь-якого типу та виробника (у якості принтера етикеток можна використовувати і звичайний принтер А4). Настроювання принтера етикеток здійснюється на підзакладці Принтери - Етикеток.
Режими "Друкувати етикетки при проведенні чеку" та "Друкувати етикетки при додаванні товару в чек" використовуються при необхідності друкувати етикетку при проведенні чека при продажі товару (детальніше - див. розділ Продажі).
На підзакладці "Виведення на друк" установкою "галочки" вказується інформація, яка буде друкуватися на етикетці.
Кнопка "Тестовий друк" дозволяє перевірити правильність налаштувань принтера.
На підзакладці "Параметри" вказується кількість рядків назви й максимальна кількість символів у рядку назви, відступи від країв етикетки, міжрядковий інтервал (для принтера етикеток значення рівне 25 - 40), розміри етикетки, розмір шрифта штрих-коду, розмір шрифта ціни та висоти рядка ціни (для принтера етикеток значення рівне 40 - 60).
На підзакладці "Шрифт" вказуються параметри шрифту, який буде використовуватися при друкові етикеток.
При використанні в системі електронних ваг заданих типів їх параметри задаються на закладці "Ваги".
При встановленій ознаці "Використовувати ваги при продажі" програма автоматично буде зчитувати вагу вагового товару та вводити його в поле Кількість при продажі.
Тип ваг, з якими працює програма, визначається спеціальним драйвером, шлях до якого прописується на закладці. Для забезпечення взаємодії ПК і ваг вказуються параметри підключення, зокрема - номер СОМ порту, до якого підключені ваги. Детальніше про настроювання й використання ваг разом із програмою - у розділі Робота з електроними вагами.
На закладці "Податки. РРО. Термінали" створюється перелік ставок податку, задаються значення ставок податку, визначається система оподатковування користувача, а також задаються РРО і банківські термінали, які працюють на даному касовому місці та задаються параметри формування та друку фіскальних чеків.
При зміні типу або ставки податку є можливість примусово встановити необхідне значення для всіх товарів у базі програми (кнопка "Встановити для всіх").
При використанні на об'єкті РРО (фіскального реєстратора або програмного РРО) його тип і параметри задаються на закладці "РРО".
Детальніше про настроювання й використання РРО разом із програмою - у розділі "Робота з РРО: фіскальними реєстраторами та програмними РРО".
Якщо фіскальний реєстратор не використовується, то в параметрах вказується його відсутність.
При використанні на об'єкті банківського терміналу його тип і параметри задаються на закладці "Банківські термінали".
Фільтр по типам оплат (команда Фільтр по типам оплат)
Фільтр по типам оплат визначає відображення документів на закладці "Продажі" з різними типами оплати.
При включеному режимі документи (чеки та замовлення) з певним типом оплат будуть відображатись у списку документів закладки, а при виключеному - вони приховуватимуться.
Довідник валют (команда Валюти)
Для добавлення валюти і її курсу стосовно основної валюти в програмі є довідник "Валюти" (меню Параметри - Валюти).
При установці програми в довідник уже внесена основна валюта держави. Для основної валюти курс рівний 1 і встановлюється ознака "Основна валюта" (у установчому дистрибутиві за замовчуванням основна валюта - гривня України).
Створити нову валюту можна кнопкою Додати, змінити існуючу - кнопкою Змінити або подвійним натисканням кнопки миші, вилучити валюту (якщо в неї немає залежностей у документах) - кнопкою Вилучити.
На формі створення / редагування валюти вводиться її назва, символ - коротке позначення та поточний курс валюти до основної валюти.
Курс валют можна задавати як у довіднику, так і на деяких формах - при зміні курсу в прибутковій накладній або документі переоцінки він може запам'ятовуватися як поточний курс даної валюти.
Редагування касових місць (команда Редактор касових місць)
При наявності прав користувач програми може редагувати наявні касові місця або додавати нові (при першому запуску програми на новому ПК).
У вікні редактора можна змінити найменування каси, а також її статус (активна чи не активна). Поля "Назва ПК" і "Код каси" є службовими та не редагуються в програмі.
Резервне копіювання бази даних (команда Резервне копіювання бази даних)
Команда "Резервне копіювання бази даних" відкриває вікно програми "МініСофт Планувальник задач", якщо ця програма встановлена на даному ПК. Докладніше про функції та особливості використання програми "МініСофт Планувальник задач" можна прочитати у довідці програми "МініСофт Планувальник задач".