Відомості про товар вносяться, відображаються та редагуються в довіднику товарів, який відображається у програмі на закладці "Товари".
Внесення відомостей про товар в картку товару
При створенні картки товару слід спочатку вибрати відповідну категорію, до якої буде віднесений даний товар.
При розміщенні курсору в правій частині вікна, у зоні "Карточки товарів", кнопкою "Добавити" можна створити нову картку товару, у яку вносяться всі необхідні відомості про даний товар.
Картку товару можна змінити кнопкою "Змінити" або подвійним клацанням лівої кнопки миші.
У картку товару вноситься найменування товару, артикул (при необхідності), одиниця виміру, ціна постачальника, роздрібна ціна товару, оптова ціна товару, а також величина торговельних націнок конкретного товару. Тут же вказується участь даного товару в дисконтній програмі магазину (галочка "Знижка застосов.").
Також у картці товару вказується вид податку товару (вибирається зі списку наявних податків) і ознака "Товар фіскальний". Дані параметри є визначальними при використанні разом із програмою фіскальної техніки. У програмі є можливість вести облік і операції з фіскальними й нефіскальними товарами в одній базі. У спеціальному полі "Товар фіскальний" можна вказувати ознака фіскальності товару (поставивши / відключивши галочку).
Для вагових товарів вказується ознака "Товар нефасованний (ваговий)" (ця ж ознака встановлюється для тих товарів, які не вагові, однак їх продаж передбачає дробову кількість: 0,5 літра, наприклад). При використанні в магазині ваг з друком етикетки встановлюється ознака "Прогр-ти товар на ваги з друк. етикеток" для тих вагових товарів, які зважуються на таких вагах.
Програма передбачає можливість поштучного продажу товарів з упаковки. Для таких товарів у картці товару є ознака "Продаж з упаковки поштучно". При вказівці ознаки вказується кількість товару в упаковці, який може бути проданий поштучно. Ціна однієї штуки товару визначається програмою автоматично шляхом розподілу вартості упаковки на кількість штук товару в упаковці.
При бажанні користувача самостійно визначати ціну за штуку товару з упаковки (коли вона не рівняється арифметичній частці), необхідно створювати дві незалежні картки товару - одну для упаковки товару, іншу - для однієї штуки.
Для ряду товарів (наприклад, медичних препаратів, швидкопсувних продуктів харчування та ін.) можна використовувати технологію контролю строку придатності товару. Для цього встановлюється ознака "Викор. термін придатності" і вказується дата строку придатності. Для певних товарів можна вказувати виробника й сертифікат товару.
У картці товару обов'язковим значенням є штрих-код, який можна зчитати у відповідне поле сканером штрих-коду з товару. При додаванні в базу товару, у якого немає власного штрих-коду виробника, програма дозволяє згенерувати внутрішній штрих-код товару. Для товарів, штрих-код у яких може відрізнятися залежно від партії виробника, програма дозволяє вносити кілька штрих-кодів. Для додаткових штрих-кодів діють усі інструменти, як і для основного ШК.
При інтеграції програми МініСофт Комерція з інтернет-магазином спеціальним чином вказується відображення конкретного товару на сайті інтернет-магазину (галочка "Відображати в інтернет-магазині").
Ознака "На друк" вказує, що на даний товар необхідно роздрукувати етикетку або цінник.
У картці можна вказати основні фізичні характеристики товару: вагу (обсяг), ширину, висоту й довжину, наявність упаковки.
Ознака "Товар не активний (не відображається в документах)" установлюється на товар, який не бере участь у товарообігу, тобто його немає й не буде у наявності. У такий спосіб скорочується число рядків на формах документів і збільшується швидкість і зручність роботи персоналу із програмою.
При створенні картки товару є можливість указати ціну постачальника як в основній, так і в додатковій валюті. При виборі зі списку валюти відображається ще одне поле - "Постачальника в…" і вказується знак обраної валюти. При цьому діє пряме і зворотне перерахування значень - при введенні значення в основній валюті автоматично порахується значення у валюті за зазначеним курсом і навпаки.
У полі "Поточний залишок" (поле індикативне, не зміне) показується поточний залишок даного товару.
Створення картки товару з ознакою "Продукція"
Крім продажу товарів в програмі можна вести облік і контроль виробництва та продажу продукції. Для виготовленої продукції в картці встановлюється ознака "Продукція" і заповнюється склад (калькуляція) продукції на закладці "Склад продукції".
Коефіцієнт виходу показує співвідношення конкретного матеріалу (сировини) і готової продукції - тобто дозволяє враховувати відходи матеріалу при виготовленні продукції (як правило, більше 1).
Поле "Собівартість" показує розрахункову собівартість продукції з урахуванням витрат та вартості матеріалів на її виготовлення. Собівартість можна порахувати як у роздрібних цінах матеріалів, так і в цінах постачальника.
Кнопкою "Установити ціну постачальника" можна вказати розрахункову собівартість як ціну постачальника.
У програмі реалізована проста однорівнева калькуляція матеріалів, тобто програма не списує із залишку складені калькуляції.
Внесену калькуляцію продукції можна роздрукувати як калькуляційну карту.
Для продукції (товару), яким не потрібне окреме оприбуткування, у картці ставиться ознака "Без приходу".
Додаткові параметри товару
На закладці "Додаткові параметри" картки товару вказуються додаткові характеристики товару.
Ознака "Матеріал (не відображати на продажах)" - для тих товарів, які будуть використовуватися як матеріал або сировина при виготовленні продукції. При активації ознаки найменування цього товару не буде відображатися на формі продаж програми.
При необхідності використання додаткового принтера, список товарів, які друкується на цьому принтері, визначається активацією режиму "Друкувати на додатковому принтері, якщо він установлений".
Для виділення товарів за певною ознакою можна використовувати користувацькі поля.
Поле "Користувацьке логічне поле" може мати значення 0 або 1 (галочка включена/відключена). Дане поле може бути використано, наприклад, для позначення товарів, закупівля яких здійснюється із прив'язкою до курсу валюти. У такому випадку для зручності поле може бути переименованно користувачем програми (через кнопку "Змінити").
Ряд ознак товарів, зокрема, фіскальності або друку на інші принтера, можна встановлювати при створенні картки товару. Інший спосіб - установити ознаку на всі товари категорії - через відповідну команду контекстного меню. Таким же чином можна зняти ознаку з товарів певної категорії.
На закладці "Зображення" можна вказати файли із зображенням даного товару, наприклад, для демонстрації клієнтам.
На закладці "Друк етикетки" є можливість роздрукувати етикетку товару - як звичайну, так і вагову.
Кількість товару в магазині відображається на екрані (при обраній закладці "Товари"), а також може бути проконтрольоване за допомогою звітів програми.
Друк етикеток і цінників товарів
У програмі передбачено кілька способів створення етикеток товарів, на яких може друкуватися назва товару, код і артикул товару, ціна товару й штрих-код товару.
Друк етикеток товару в програмі може здійснюватися 6 способами:
1) з картки товару (закладка "Друк етикетки") - принтером етикеток або звичайним принтером;
2) з форми Товари - кнопкою "Друк" з використанням спеціального шаблону й програми табличного процесора (MS Excel або Calk Openoffіce);
3) з форми Товари - кнопкою "Друк" з використанням принтера етикеток;
4) з документа "Прибуткова накладна" (закладки Товарооперації - Прихід - командою контекстного меню);
5) при проведенні продажу спеціальних товарів принтером етикеток або звичайним принтером (список товарів, які друкується на цьому принтері, визначається активацією режиму "Друк на додатковому принтері, якщо він установлений");
6) з документа "Переоцінка" (закладки Товарооперації - Переоцінка - командою контекстного меню).
Докладніше про можливості друку етикеток та цінників можна прочитати в статті: "Етикетка – річ в торгівлі корисна… і доступна".
Друк етикетки з картки товару здійснюється на закладці "Друк етикетки", де вказується необхідна кількість етикеток. Кнопкою "Друк етикетки" етикетка буде надрукована на принтері, який у програмі зазначений як Принтер этикеток.
Для фасованого вагового товару в програмі передбачена можливість попереднього друку етикетки. Для цього необхідно перейти на закладку "Друк етикетки" картки Товари, розмістити ваговий товар на ваги, підключені до комп'ютера, і після фіксації ваги нажати кнопку "Друк вагової етикетки". Можна друкувати етикетки партії товару з однаковою вагою, указавши необхідну кількість етикеток у поле "Кількість копій етикетки".
Друк етикетки з форми Товари - кнопкою "Друк" з використанням спеціального шаблону й програми табличного процесора дає можливість одержати деяке число однакових етикеток або цінників на зазначені товари без застосування спеціального принтера етикеток. Для одержання на папері етикетки товару необхідно на закладці "Товари" вибрати (відзначити галочкою в стовпці "На друк") той товар (ті товари), етикетку якого необхідно роздрукувати. Друк етикетки можна вказати й прямо в картці товару, при його створенні - установивши ознаку "На друк" у картці товару. У спеціальному полі вказується кількість етикеток, яка буде виведена на друк.
З закладки "Товари" - кнопкою "Друк" можна надрукувати етикетки позначених товарів на принтері етикеток як з роздрібною, так і з оптовою ціною. При необхідності можна надрукувати етикетки на всі товари категорії. Для цього необхідно позначити товари категорії для друку етикетки - за допомогою команди контекстного меню для відповідної категорії товарів.
Після друку кнопкою "Очистити" знімаються позначки ("галочки") з товарів, етикетка яких виводилася на друк.