У програмі реалізована можливість здійснювати інвентаризацію (переоблік) товарів в закладі торгівлі.
Інвентаризація проводиться документом "Інвентаризація", який відображається на закладці "Товарооперації" - підзакладці "Інвентаризація".
Проведення інвентаризації із ручним заповненням документа
Створення документу інвентаризації здійснюється на формі, яка відкривається кнопкою "Додати".
У документі є можливість проводити інвентаризацію товарів окремо по категоріях або всіх товарів. Для зручності пошуку та вибору товару використовується фільтр по ряду критеріїв.
При необхідності можна відфільтрувати товари, показуючи ті з них, у яких значення кількості не дорівнює 0.
Обраний товар додається в документ (кнопкою "Додати" або клавішею Enter). Можна додати всі товари категорії (або всі товари магазину) у документ "Інвентаризація" кнопкою "Додати всі".
У стовпці "Кількість документна" програма показує кількість товару по документах, а в стовпці "Фактична кількість" користувач вказує фактичну кількість товару. Різниця між цими числами буде свідчити або про надлишки, або про недостачу товарів.
Поле "Спосіб введення факт. кіл-ті товарів" визначає спосіб підрахунку кількості товару в документі: ручне введення або з накопиченням кількості.
При виборі "ручне введення" користувач вручну проставляє фактичну кількість товару (за умови, що фактична кількість відрізняється від документальної, що відображається програмою). Повторний вибір товару при цьому способі блоковано.
При виборі "з накопиченням фіксов-ної кількості" інвентаризація проводиться з використанням сканеру штрих-коду. Спосіб рекомендується при наявності невеликої кількості одиниць товару (наприклад, одягу, взуття й ін.). Персонал сканером зчитує штрих-код на кожному екземплярі товару, при цьому число в стовпці "Фактична кількість" збільшується на 1 після кожного зчитування даного ШК товару.
Для коректного проведення документа необхідно вказати суб'єкта господарювання, по якому проводиться інвентаризація і залишки товарів якого повинні бути приведені до фактичної кількості.
Кнопка "Зберегти" дозволяє зберігати й надалі змінювати документ "Інвентаризація" (іконкою "Змінити").
Кнопка "Провести" завершує процес створення документа, змінюючи залишки товарів з документа Інвентаризація.
При проведенні документа інвентаризації створюється 2 документа: "Прибуткова накладна" у режимі "Прихід" - для оприбуткування надлишків і "Прибуткова накладна" у режимі "Списання" - для списання недостачі. Ці документи відображаються на закладці Прихід і не редагуються.
Документ "Інвентаризація" може бути роздрукований як Акт інвентаризації.
Після натискання кнопки "Друк" здійснюється вибір типу ціни, по якій буде розраховуватися сума товарів: за ціною роздрібної або за ціною постачальника.
Інвентаризація з використанням бездротового сканера або термінала збору даних (ТЗД)
Для полегшення інвентаризації, здійснюваної однією людиною, або при використанні бездротового сканера штрих-коду встановлюють режим "Накопичення кодів зі сканера або імпорт з файлу". У цьому випадку зчитані штрих-коди записуються в спеціальному вікні, звідки можуть відправлятися в обробку кнопкою "Обробити всі коди".
Програма виведе питання-підтвердження:
Після підтвердження в списку документа з'являться ті товари, штрих-код яких зчитувався і їх фактична кількість буде рівною кількості зчитувань відповідного штрих-коду.
При використанні ТЗД із програми можна вивантажити дані про товари і їх характеристиках (штрих-код, ціни, залишок і т.п.) за допомогою спеціального індивідуального звіту. Дані зберігаються у файл формату .xls або .csv і завантажуються в ТЗД програмним забезпеченням ТЗД.
Після проведення інвентаризації із ТЗД вивантажуються дані й обробляються таким чином, щоб у файлі одержати дані виду:
7638900015300;7
7638900015409;4
7638900015508;14
7638900297577;3
7638900247893;6
де перший стовпець - штрих-код товару, а другий - його фактична кількість.
Дані з файлу копіюються з вікно "Накопичення зі сканера" і обробляються для заповнення документа "Інвентаризація".
Текстові символи й дані, що не відповідають шаблону обробки, ігноруються.
Контроль правильності введення інвентаризації
Під час або після проведення інвентаризації можна перевірити відсутність пропусків товарів в Актах інвентаризації. Програма передбачає 2 режими контролю: контроль пропуску товарів у відкритому документі інвентаризації й контроль пропуску товарів в одному або декількох проведених документах інвентаризації.
Для здійснення контролю необхідно відкрити документ і встановити режим "Фільтр контролю".
У режимі контролю пропуску товарів у відкритому документі "Інвентаризація" необхідно встановити перемикач ("галочку") "Не відображати товари в обробці". При цьому у верхній частині вікна в списку товарів залишаться лише ті товари, які не включені у відкритий документ Інвентаризація.
У режимі контролю пропуску товарів в одному або декількох проведених документах Інвентаризація необхідно встановити перемикач "Не відображати товари зі списку документів" і вказати документи, контроль наявності товарів у яких необхідно здійснити.
(У прикладі на рисунку перевіряються товари всіх категорій. Контроль показав, що 1 товару немає в документах Інвентаризація за зазначений період).
Після контролю при необхідності створюється новий документ або доповнюється необхідними позиціями відкритий документ "Інвентаризація".
Обмеження прав персоналу при проведенні інвентаризації
Для випадків, коли інвентаризацію повинні проводити наймані робітники, непотрібні їм відомості про товар на формі інвентаризації можна приховати. Для цього в правах користувача встановлюються галочки "Товарооперації" і "Інвентаризація", але знімається галочка "Кількість і ціна постач. на інвентаризації".
У такому випадку форма "Інвентаризация" буде відображати менше число стовпців з інформацією про товари. Фактичну кількість товару потрібно в такому випадку вносити вручну.
Інтерфейс закладки "Товарооперації - Інвентаризація"
На закладці "Інвентаризація" показуються дві таблиці - з переліком документів (ліва) та з переліком товарів вибраного документу (права), кнопка "Друк", фільтр по даті документів з кнопками "Поточна дата" та "Застосувати", а також додатковий фільтр "Сховати товари без недостачі/надлишку".
Кнопка "Друк" відкриває форму для відображення та друку документа "Акт інвентаризації".
Фільтр по даті документів з кнопками "Поточна дата" та "Застосувати" дозволяє вказати період відображення документів на закладці. За замовчуванням відображаються документи поточної дати. Для зміни періоду вказуються дати та натискається кнопка "Застосувати".
Додатковий фільтр "Сховати товари без недостачі/надлишку" дозволяє відобразити у правій таблиці лише ті товари, в яких значення в полях "Кількість документна" та "Фактична кількість" не дорівнюють. Таким чином можна швидко побачити ті позиції, по яким є різниця кількостей.
Обидві таблиці можуть бути збережені у зовнішній файл командою контекстного меню.