У статті розглядаються питання вибору програми для автоматизації роздрібного магазина, зокрема проводиться порівняння продукту компаній "МініСофт" і великої програми для роздрібного магазина.
Власники роздрібних магазинів, особливо невеликих, сьогодні всі частіше задумуються про автоматизацію магазина і задаються питаннями: "А яка програма потрібна для магазина (продуктів, одягу, взуття, сантехніки...)? Чи потрібна мені велика і дорога програма? Або потрібна зручна спеціалізована програма для торгівлі, аналог 1С, але за доступною ціною? Яку ж програму варто купувати?".
У цій статті ми розглянемо відповіді на ключові питання, що виникають при автоматизації і порівняємо рішення для роздрібної торгівлі – «МініСофт Комерція» і, як приклад, одну з великих спеціалізованих програм для торгівлі (з етичних розумінь не будемо її називати). При порівнянні згрупуємо показники програм на 7 категорій і крім простого порівняння наявності/відсутності функції або можливості коротко резюмуємо отриманий результат.
Програмний продукт "МініСофт Комерція" - спеціалізована програма ведення оперативного обліку і контролю в роздрібній торгівлі. "МініСофт Комерція" здійснює автоматизацію керування й обліку невеликого і середнього магазина, мінімаркету, а також роздрібних мереж, у яких кожен магазин є незалежним об'єктом діяльності. Відзначимо попутно, що перераховані далі можливості програмних продуктів ТОВ "МініСофт" актуальні і для автоматизації кафе, піцерії, бару, автомийки, аптеки або іншого закладу торгівлі або надання послуг.
Програма, з якою ведеться порівняння, призначена для автоматизації торговельної діяльності магазинів і інших роздрібних торговельних об'єктів, у тому числі об'єднаних у торговельну мережу.
Порівняння програм зробимо по сукупності показників, об'єднавши їх у категорії: "Основні функції обліку і контролю", "Підтримка торговельного обладнання", "Можливості власника", "Впровадження і навчання", "Безпека і цілісність бази даних", "Сервіс і підтримка", "Вартість".
Показники категорії відобразимо у виді таблиць, відзначаючи знаками "+" і "-" відповідність критерієві (наприклад, наявність або відсутність у програмі відповідної функції або можливості), а знаками "+/-" - часткова відповідність (наприклад, часткову можливість реалізувати документ або операцію). У дужках будемо коротко коментувати окремі моменти.
Основні функції обліку і контролю
Оскільки функцій або операцій даної категорії в програмах досить багато, коротко вкажемо самі істотні з них.
| Функція, операція або документ | «МініСофт Комерція» | Інша програма |
|---|---|---|
| ведення карток товарів, клієнтів і постачальників | + | + |
| проведення приходу товарів від постачальників магазина | + | + |
| імпорт прибуткових документів із зовнішніх файлів | + | - |
| реалізація товарів і послуг покупцям | + | + |
| переоцінка товарів | + | + |
| переміщення товарів між магазинами, внутрішніми складами | +/- | + |
| робота з територіально розподіленими інформаційними базами | +/- | + |
| торгівля комплектами товарів | + | + |
| повернення товарів від покупців | + | + |
| інвентаризація товарних запасів | + | + |
| облік руху наявних коштів | + | + |
| оформлення чеків продаж | + | + |
| облік оплат товарів по платіжних картах | + | + |
| робота з еквайринговими системами | - | + |
| використання знижок по дисконтних картах (фіксовані і накопичувальні знижки), бонусів і подарунків | + | + |
| повернення товару постачальнику | + | + |
| ведення розрахунків з постачальниками | + | + |
| багатовалютність | +/- | - |
| контроль руху товарів і коштів | + | + |
Резюме. Як видно з таблиці, більшість самих головних для роздрібної торгівлі функцій реалізовано в обох програмах. Велика програма, крім відзначеного, використовує партіонну систему документів, від якої відмовилися розробники "МініСофт Комерція". Програма "МініСофт Комерція" з самого початку робилась під окремий, самостійний магазин, тому в програмі немає місць збереження, як у деяких інших програмах. Однак програма "МініСофт Комерція" передбачає технологію переміщення товарів з магазина на магазин або на склад, через систему експорту-імпорту відповідних документів. Спеціальна технологія імпорту приходу в "МініСофт Комерція" дозволяє легко створювати в програмі прибуткові накладні (імпорту приходу немає в ряді програм). Детальніше про це читайте в статті.
Підтримка торговельного обладнання
| Тип обладнання | «МініСофт Комерція» | Інша програма |
|---|---|---|
| сканери штрих-кодів | + | + |
| принтери чеків | + | + |
| принтери етикеток | + | + |
| електронні ваги | + | + |
| ваги з друком етикетки | + | + |
| фіскальні реєстратори | + | + |
| електронні контрольно-касові апарати | + | - |
| термінали збору даних | - | + |
| ридери магнітних карт | + | + |
Резюме. Програми підтримують роботу з більшістю необхідного на сьогодні торговельного устаткування. У програмі "МініСофт Комерція" здійснюється генерація короткого найменування товару для фіскального реєстратора або касового апарата по спеціальному алгоритмі, що дозволяє автоматично включати в коротку назву товару корінь декількох слів назви і кількість символів, що вказується в параметрах. Спеціальний модуль дозволяє здійснювати взаємодію програми "МініСофт Комерція" з електронними контрольно-касовими апаратами.
Можливості власника
У цій категорії проаналізуємо інструменти, що може використовувати власник магазина для контролю роботи магазина і його персоналу.
| Функція або операція (інструмент) | «МініСофт Комерція» | Інша програма |
|---|---|---|
| розмежування прав користувачів і паролів | + | +/- |
| можливість дистанційної роботи, у тому числі - через Інтернет | + | + |
| заборона ряду операцій або дій конкретним користувачам | + | +/- |
| історія документів або операцій | + | + |
| зручні звіти по всіх документах і об'єктам програми | + | + |
| гнучка самостійна зміна налаштувань програми | + | - |
Резюме. Програми дозволяють власникові контролювати діяльність об'єкта і персоналу як безпосередньо, так і дистанційно. Усі налаштування параметрів програми "МініСофт Комерція" може самостійно здійснити власник або уповноважене ним особа. Настроювання великої і складної програми вимагає спеціальних знань і досвіду, яких часто немає у власників закладу торгівлі. Тому налаштування таких програм, як правило, робиться програмістом - фахівцем з даної програми. Та ж ситуація виникає при необхідності додати нових користувачів або поміняти їм права на здійснення дій у програмі.
Впровадження і навчання
Етап впровадження системи автоматизації - один із самих складних і заморочливих. Крім трудомісткості, він також може характеризуватися тривалістю і вартістю всіх заходів, необхідних для початку повноцінного використання програми.
| Критерій | «МініСофт Комерція» | Інша програма |
|---|---|---|
| установка і первинне налаштування програми без додаткової оплати | + | +/- |
| самостійне впровадження системи | + | +/- |
| дружність інтерфейсу, інтуїтивність роботи | + | +/- |
| наявність навчальних матеріалів по програмі | + | + |
| необхідність спеціальних знань для роботи з програмою | - | +/- |
| максимальний час освоєння програми: | ||
|
до 1 години | до 3 – 5 годин |
|
до 10 годин | до 30 – 40 годин |
|
до 5 годин | до 10 годин |
| мінімальний час впровадження | 1 день | 2 – 3 дня |
| потреба в спеціальному окремому платному навчанні персоналу | ні | так |
| додаткові витрати на впровадження | ні | так |
Резюме. Статистика впровадження програм компанії "МініСофт" показує, що середньопідготовлений користувач комп'ютера може цілком самостійно установити, налаштувати, освоїти і впровадити програму "МініСофт Комерція". Цьому сприяє простота і дружність програми, наявність зрозумілого і достатня повного опису програми, довідки, політика компанії і її партнерів по підтримці клієнтів - користувачів програми. У той же час установка і навчання персоналу, як правило, входять у вартість покупки продукту, як і безкоштовний дистанційний супровід клієнтів на етапі впровадження.
Покупка великої програми, як правило, не гарантує безкоштовної установки і настроювання (купується коробка з програмою, послуги у вартість не входять). Тільки спеціально навчений персонал з досвідом роботи може швидко приступити до роботи в програмі - а такий персонал, на жаль, велика рідкість серед продавців і інших фахівців у роздрібній торгівлі. Первинне настроювання програми, як правило, вимагає роботи досвідченого програміста, оплата послуг якого може перевищувати вартість придбання продукту (наприклад, у середньому по Україні вартість 10 годин роботи програміста або впроваджувальника великих програм складають 4000 - 10000 грн.). Вартість навчання бухгалтера або товарознавця для роботи з програмою в різних регіонах складає від 1000 грн./людина.
Безпека і цілісність бази даних
Вся інформація з діяльності об'єкта автоматизації зберігається в базі даних (БД) програми, тому важливим критерієм є захищеність БД від ушкодження або знищення. Для ефективної роботи магазина необхідно грамотно організувати збереження даних, а також постійно забезпечувати потрібний рівень захищеності даних і їх безпеку. Головними заходами захисту повинні бути правильні настроювання доступу на рівні операційної системи, у тому числі - заборона на копіювання БД, будь-які не санкціоновані дії з об'єктами БД.
| Критерій | «МініСофт Комерція» | Інша програма |
|---|---|---|
| захищеність БД від видалення або несанкціонованого копіювання | +/- | +/- |
| неможливість несанкціонованої зміни структури БД | +/- | +/- |
| наявність контролю доступу до ресурсів даних, неможливість ручної корекції даних користувачами | + | +/- |
| створення резервної копії БД | + | + |
Резюме. Програма "МініСофт Комерція" використовує як засіб збереження даних MS SQL Server 2005 (Express Edіtіon), що дозволяє захистити структуру бази і збереження даних за рахунок забезпечення потрібного рівня доступності системи й ефективного керування параметрами систем безпеки. Без відповідного програмного забезпечення (насамперед - оболонки програми "МініСофт Комерція") стороння особа не зможе подивитися дані по діяльності магазина, його обороти, товарні запаси тощо. Просте копіювання БД на інший ПК без установленої програми і ліцензійного ключа не дозволить скористатися даними з БД.
Головною проблемою безпеки структури БД ряду інших програм є відкрита конфігурація, тобто будь-який користувач може внести якісь зміни в структуру БД. Програмісти постійно зустрічаються із ситуаціями такого непрофесійного втручання в БД і не завжди вдається коректно відновити БД без утрати даних.
Сервіс і підтримка
Обслуговування і підтримка програми після впровадження - необхідна умова успішного її використання. Критерієм виступає необхідність відновлення - як часто і на яких умовах виробляються відновлення програм.
| Критерій | «МініСофт Комерція» | Інша програма |
|---|---|---|
| гарантія сервісної підтримки від виробника | + | + |
| доступність оновлень програми без доплати | + | - |
| можливість відновлень програми без доплати | +/- | +/- |
| можливість дистанційного обслуговування програми | + | + |
| потреба в частому оновленні програми | - | +/- |
| можливість дистанційних консультацій по програмі | + | +/- |
Резюме. Для ряду великих програм виробником ПЗ передбачене платне сервісне обслуговування. Для сервісного обслуговування і супроводу даного продукту буває необхідно оформити платну підписку або підписати договір абонентського обслуговування, вартість яких на рік порівнянна з вартістю покупки ще одного екземпляра програми.
Компанія "МініСофт" надає своїм клієнтам безкоштовне відновлення програми, оплата може здійснюватися за виклик фахівця і його роботу. Оновлення програми не обов'язкове і може здійснюватися раз у квартал і рідше. Обслуговування і відновлення може відбуватися дистанційно, у зручний для клієнта час.
Вартість
Після розгляду попередніх категорій критеріїв можна порівняти вартість придбання програм і їхнього подальшого використання.
З етичних розумінь тут не будуть приводитися конкретні цифри вартості інших програм - Ви можете самі їх знайти і довідатися.
| Стаття затрат | «МініСофт Комерція» |
|---|---|
вартість програми, грн.:
|
|
| витрати на впровадження | входять у покупку (до 3 годин) або погодинна оплата |
| навчання персоналу (в т.ч. - бухгалтера, товарознавця) | входять у покупку (до 3 годин) або погодинна оплата |
| вартість роботи з обслуговування | договірна (приблизно 200 - 300 грн. /час) |
| додаткові витрати на супровід і сервіс | не обов'язкові |
Резюме. Велика і складна програма вимагає значних капіталовкладень не тільки на її придбання, але і на впровадження і використання. Приблизна сума витрат на автоматизацію магазина з 5-х ПК з урахуванням навчання бухгалтера/товарознавця і власника може складати від 15 000 грн. і вище. Подальше обслуговування, крім оплати послуг програміста, може вимагати додаткових витрат (інакше воно вважається незаконним) і може в рік коштувати до 5000 грн., що співрозмірно з вартістю покупки ще однієї такої програми.
Програма "МініСофт Комерція" набагато простіше у вивченні і впровадженні і тому, як правило, не вимагає великих витрат на цьому етапі (максимум - кілька сотень грн. на спеціальне консультування співробітниками або партнерами компанії "МініСофт"). Досвід багатьох магазинів показує, що можливо цілком самостійне впровадження програми. Ніяких обов'язкових платежів за відновлення і підтримку з клієнтів компанія "МініСофт" не планує - це наша принципова позиція. Тому максимально можливі витрати на використання програми "МініСофт Комерція" - до 1000 грн. у рік, за умови, що власникові потрібна допомога фахівця в резервному копіюванні бази, відновленні та інше.
Висновки
У статті ми постаралися детально показати критерії оцінки програми автоматизації роздрібного закладу (магазина, кафе і ін.), переваги і недоліки двох типів програмних рішень: великих і дорогих програм і програм сімейства "МініСофт Комерція".
Прочитавши статтю, Ви - шановний власник бізнесу, підприємець - можете самостійно зробити висновки і вирішити, яка з програм більше підходить для Вашого бізнесу, для Вашого закладу.
Ми будемо ради познайомити Вас з нашими продуктами - або в особистому контакті, або дистанційно. Дзвоните, пишіть, приходите в офіс до нас або наших партнерів - і Ви завжди зможете одержати професійну консультацію і допомогу в рішенні Ваших задач.
Вдалого Вам бізнесу й ефективних рішень!